Van slimme gebouwbeheersystemen tot WKO-installaties en uitgebreide leidingsystemen. Iedereen kan assets aanschaffen, laten onderhouden of vervangen. Maar als de continuïteit van je primaire proces écht telt, dan moet je eerst inzicht krijgen in de gevolgen van eerdere keuzes. Storingen ontstaan zelden op het moment zelf. Meestal zijn ze het resultaat van beslissingen uit de ontwerpfase, het gebruik, wijzigingen, nieuwe eisen of de onderhoudsstrategie. Keuzes die ooit logisch leken hebben nu ongemerkt grote impact op je continuïteit, bedrijfszekerheid en prestaties.

Dat is geen gevoel, maar rekenwerk. Tussen de 70% en 80% van de latere beheerkosten van een installatie wordt al in de engineeringfase vastgelegd. Kijk je naar de volledige levenscyclus, dan zit grofweg 1% van de kosten in het ontwerp, 10% in de bouw en zo'n 89% in exploitatie en onderhoud. De fase waarin je het minst uitgeeft, bepaalt dus het grootste deel van je latere kosten én je storingsgevoeligheid.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een levensmiddelenproducent ging uitbreiden met een tweede pand en een grote nieuwe koel- en vriesinstallatie. Er werd gekozen voor een ogenschijnlijk slimmer en voordeliger koelsysteem, dat draait op een ander besturingssysteem dan de koelinstallatie in het bestaande pand. Daardoor werden afwijkingen niet zo snel opgemerkt. De lagere kosten van dit goedkope systeem worden tenietgedaan door de kosten om dit systeem te integreren. Standaardisatie had dit mogelijk kunnen voorkomen. Kortom, doordat niet werd gekozen voor standaardisatie in het besturingsontwerp stegen de onderhoudskosten en ontstond druk op de belangrijkste processen.

Herkenbare patronen in verschillende sectoren

In de praktijk zie je in bepaalde sectoren vaak dezelfde patronen. In ziekenhuizen ontstaan storingen doorgaans door eerdere ontwerpkeuzes, verouderde technieken in relatie tot de veranderende gebruikerseisen en beperkte datamonitoring. In de industrie zorgt focus op beschikbaarheid en continu leveren dat benodigde acties worden uitgesteld. In combinatie met OPEX-bespaarfocus leidt dit tot onnodige storingen. En wanneer je onderhoud niet baseert op faalgedrag en de functie van de installatie, dan stuur je op activiteit in plaats van prestatie. Dan loop je veel risico, iets wat je in de vastgoedsector veel ziet. Bij infrastructuur, denk aan bruggen en sluizen, zien we dat keuzes uit het verleden pas jaren later zichtbaar worden, op het moment dat ze de beschikbaarheid en veiligheid direct onder druk zetten.

Méér onderhoud is niet het antwoord

Deze voorbeelden laten zien dat (ver)storingen voorkomen niet een doel op zich is, het draait niet om méér onderhoud. Er wordt door organisaties al sterk ingezet op preventief onderhoud, maar toch blijven storingen ontstaan. Onderhoud is in Nederland ook geen kleine post: de onderhoudsmarkt is goed voor 4,2% van het bruto binnenlands product, ruim 35 miljard euro per jaar en zo'n 315.000 professionals. En toch staan het verlies van vakmanschap en een verouderende assetbase al jaren bovenaan in het NVDO Onderhoudskompas. Meer budget en meer handen lossen dat dus niet vanzelf op. De kernvraag moet zijn: hoe goed zijn je keuzes verbonden met je prestaties, de risico's en het gebruik van assets? Pas wanneer deze elementen samenkomen in je data, verschuif je van reageren naar sturen. Je optimaliseert onderhoud niet langer alleen op tijd, maar op basis van risico, prestaties en voorspelbaarheid.

Waar het vaak misgaat, wat je kunt veranderen

Organisaties die moeite hebben om storingen te voorkomen sturen primair op kosten in plaats van prestaties. Ze zijn bezig met het optimaliseren van activiteiten in plaats van het verbeteren van uitkomsten. En door intern silo-denken missen ze de link tussen vroegere keuzes en actuele problemen. Assetmanagement gaat niet over kostenbesparingen en investeringen op de korte termijn. Assetmanagement gaat over duurzame waarde creëren en sturen op prestaties. Je zult daarom grip moeten krijgen op de assetprestaties. Je wilt storingen voorspelbaar en beheersbaar hebben in plaats van oplossen. Je wilt van steeds maar reageren op incidenten naar anticiperen. Dat begint met inzicht creëren in de samenhang tussen beleid, ontwerp, onderhoud, gebruik en prestaties.

Risicoprofiel verkleinen: ga gewoon beginnen

Het risico op storingen structureel verkleinen is een kwestie van de langere termijn. Wat je moet veranderen en waar je eígenlijk in zou moeten investeren lijkt nu soms erg kostbaar. En zo ontstaat de grote denkfout die vaak wordt gemaakt als het gaat om assetmanagement: een stap die nu te duur lijkt wordt daarom geskipt, en dat veroorzaakt later terugkerende (ver)storingen en oplopende kosten. Natuurlijk reiken de budgetten niet tot in de hemel en moet je keuzes maken. Het belangrijkste is dat je begint. Niet door alles tegelijk te willen oplossen, maar door te focussen op de plekken waar het risico en de impact het grootst zijn.

Minder kosten, meer continuïteit en veerkracht

Een calamiteit of noodzakelijke vervanging van een belangrijk asset kan een goede aanleiding zijn voor een eerste stap op weg naar risicovermindering. Door je risicoprofiel de komende jaren stap voor stap te verkleinen, kun je financieel verantwoord toewerken naar integraal assetmanagement, dat zich op termijn uitbetaalt in lagere (faal)kosten, hogere productiviteit, meer continuïteit en veerkracht.

Van begrijpen naar de echte omslag

Nogmaals, effectief assetmanagement zit 'm niet in méér onderhoud, maar in andere, betere keuzes. Op basis van inzicht en data kun je in vier stappen naar een structurele aanpak van storingen en het voorspellen van assetprestaties.

1. Inzicht - begrijpen waar storingen vandaan komen
2. Verbinding - koppelen van onderhoud, risico en prestaties
3. Verbetering - gericht optimaliseren
4. Borging - sturen op voorspelbaarheid

Kortom, (ver)storingen voorkomen begint met het herkennen van een belangrijke realiteit: ze zijn geen verrassing, maar een signaal. Een signaal dat keuzes vaak pijnlijk zichtbaar maakt. Door keuzes en investeringen af te stemmen op bedrijfswaarde en lange termijn kun je de komende jaren stap voor stap toewerken naar optimaal assetmanagement.